Академия Retair: как правильно вести учет «товаров в пути» и выстраивать точные прогнозы поставок

В статье мы разберем, что является «товаром в пути», и какие механизмы необходимо реализовать в учетной системе, чтобы избежать ошибок при прогнозировании поставок товара и проводить качественную аналитику по поставщикам.

Что является «товаром в пути»?

Статус «товар в пути» с точки зрения потребителя трактуется следующим образом: «Товар едет от продавца к покупателю из пункта А в пункт Б».

В учетных системах статус «товар в пути» присваивается для каждого заказа поставщику с момента создания в учетной системе. Товар находится в пути до момента создания в учетной системе документа поступления на склад. Статус “Товар в пути” может быть присвоен как во время доставки товара от поставщика к заказчику, так и во время перемещения между филиалами внутри торговой компании.

Как правильно учитывать «товары в пути»?

Типичная ошибка торговых компаний заключается в том, что учет товаров в пути ведется менеджерами по закупке вне учетной системы – в личных Excel-таблицах, или иными способами, а в учетной системе создается только один документ – документ получения товара по факту поступления товара на склад.

При таком подходе к работе невозможно проводить эффективный анализ и строить точный прогноз поставок.

Разберем, как вести учет товаров в пути на примере учетной системы 1С, которую используют большинство игроков рынка РФ.

Для того, чтобы делать это правильно, в учетной системе 1С необходимо завести отдельный регистр «Товары в пути» (в стандартных конфигурациях 1С, таких как “УТ” и “ERP” он уже имеется), и привязать к нему отдельные документы заказа поставщику, корректировки заказа, поступления товара, которые позволят изменять значения в рамках этого регистра.

Рассмотрим несколько типовых ошибочных кейсов:

Недопоставка

1. Менеджер разместил заказ поставщику.
2. От поставщика получен ответ: «Отгрузка в необходимом объеме невозможна, в наличии имеется только 70% процентов товара».
3. Менеджер корректирует изначальный документ заказа поставщику.

Скидка

1. Поставщик прислал прайс-лист, где указано, что, если купить вместо 1 единицы товара 10 – цена будет на 30% дешевле.
2. Принимается решение заказать не 1 единицу, а 10.
3. Менеджер корректирует изначальный документ заказа поставщику.

Правильным третьим шагом в этих кейсах будет являться не корректировка самого заказа, а создание нового документа корректировки заказа, привязанного к изначальному заказу. Таким образом, внутри регистра «Товары в пути» останется «цифровой след», благодаря которому вы сможете проводить качественную аналитику и точное прогнозирование.

При отсутствии документов корректировки заказа неизвестно, что происходило с этим заказом: какой был изначальный заказ, как его скорректировали, какие причины и комментарии отражены в корректировках. Если в вашей учетной системе один вид документа, невозможно зафиксировать изменения в этом документе, а следовательно, их ретроспективно проанализировать.

Если для нужд бизнеса необходима более глубокая детализация, можно создать любое количество дополнительных регистров («Товар на таможне», «Товар на консолидационном складе», «Товар на приемке» и т.д.), и необходимое количество документов корректировки заказа.

Что произойдет, если не учитывать статус «товар в пути» в учетной системе?

Самая распространенная ошибка связана не с самой учетной системой, а с влиянием человеческого фактора. Рассмотрим типовой ошибочный кейс:

1. Менеджер ведет учет “товаров в пути” в  Excel-файле.
2. “Товар в пути” поступает на склад, менеджер не отмечает это в своем файле, а в учетной системе документ поступления проводится без уведомления менеджеру.

Итог: по мнению менеджера, “товар в пути” еще едет. В результате следующий заказ будет сделан позже, что может повлечь за собой дефицит товара на складе.

Рассмотрим типичный кейс по работе автоматизированной учетной системы с ручным вводом статуса «товар в пути»:

1. На складе заканчивается товар.
2. Система проводит анализ остатков на складе, составляет прогноз продаж, и рекомендует количество товара к заказу.
3. Менеджер по закупкам формирует заказ поставщику по электронной почте, исходя из рекомендаций системы, но не фиксирует факт заказа в учетной системе.
4. Заказанный товар фактически является «товаром в пути», но когда менеджер вновь обратится к учетной системе, она продолжит рекомендовать заказать данный товар. При этом, если с момента повторного обращения произошли новые продажи, система будет рекомендовать к заказу больше товара.
5. Менеджер сделает еще один заказ, но в этот раз зафиксирует факт заказа в учетной системе.
6. Заказ, который был в пути, приезжает на склад, в учетной системе заводится документ получения товара. Второй заказ также поступает на склад.

Итог – образовались излишки.

Выводы

Автоматизированный учет «товаров в пути» – важный аспект при формировании эффективной системы управления запасами:

1. Вам станет доступна детализированная история заказов по каждому поставщику: изначальные заказы, корректировки, даты заказов, цены, даты прихода товара.
2. Вы сможете анализировать актуальное количество товаров в пути, рассчитать оборачиваемость по каждому отдельному товару и прогнозировать поступление дальнейших партий товара.
3. Это позволит проводить ретроспективный анализ по каждому поставщику: понять, с какими товарными группами у поставщика возникают проблемы, сегментировать и анализировать работу поставщика по различным параметрам (цена, длительность поставки и т.д.), оценить качество поставщика в целом.
4. При переходе на автоматизированную систему управления запасами, которая будет рекомендовать количество товара к заказу, учет “товаров в пути” является одним из основополагающих факторов для прогнозирования поставок и, как следствие, для расчета качественной рекомендации точки и количества товара к заказу автоматизированной системой.

Если для вашей компании сложно правильно внедрить учет «товаров в пути» самостоятельно, рекомендуем обратиться в консалтинговые компании, помогающие настраивать учетные системы с целью построения максимально эффективного процесса закупок на базе существующих на рынке инструментов.

Правильный учет товаров в пути поможет выстраивать точные прогнозы поставок, сформировать корректный товарный запас, а следовательно – делать товар доступнее для потребителя, повышать уровень клиентского сервиса и улучшать оборачиваемость.

Также это поможет быстрее пройти “нулевой этап” цифровизации – сбор первичных данных ваших бизнес-процессов, и подключить инструменты, автоматизирующие и роботизирующие рутинную работу.

Хотите знать больше о нашей автоматизированной системе управления складскими запасами? Посетите наш сайт.

Также мы ведем блог в Telegram, страничку ВКонтакте, и блог на VC. Там мы даем полезную информацию о том, как правильно вести учет запасов для максимально быстрого перехода на автоматизированное управление, делимся советами, лайфхаками и кейсами клиентов.